Kundenservice mit HubSpot

Mit HubSpot schaffen Sie die Grundlage für einen strukturierten, digitalen Kundenservice – von der ersten Anfrage bis zur Lösung. Wir unterstützen Sie beim systematischen Erfassen, Priorisieren und Bearbeiten von Supportfällen direkt im CRM. Gemeinsam richten wir eine zentrale Inbox, eine übersichtliche Ticket-Pipeline und ein Kundenportal ein, das Anfragen transparent abbildet und effizient verwaltet. Durch den Aufbau einer Wissensdatenbank ermöglichen Sie Ihren Kund:innen zusätzlich einen einfachen Self-Service – jederzeit und kanalübergreifend. So wird Ihr Support-Team entlastet, während die Servicequalität spürbar steigt.

Aufbau Ticket-Pipeline (Support etc.)

Wir unterstützen Sie beim Aufbau einer klar strukturierten Ticket-Pipeline in HubSpot, die Ihren Supportprozess abbildet – von der ersten Anfrage bis zur Lösung. Gemeinsam definieren wir die einzelnen Phasen, richten interne und externe Benachrichtigungen sowie Automationen ein und sorgen so für eine effiziente und transparente Bearbeitung. Ihre Mitarbeitenden können direkt mit Kund:innen kommunizieren, während alle Informationen zentral im CRM dokumentiert werden. Der aktuelle Status jeder Anfrage bleibt jederzeit nachvollziehbar, und die Performance Ihres Supports wird durch übersichtliche Dashboards messbar und visuell aufbereitet.

Kundenportal einrichten

Wir richten für Sie ein Kundenportal in HubSpot ein, das als zentrale Anlaufstelle für Ihre Kund:innen dient. Im Portal können Ihre Kund:innen den Status der eigenen Support-Tickets jederzeit einsehen, frühere Anfragen nachverfolgen und bleiben so stets auf dem Laufenden. Das Portal bietet ein benutzerfreundliches Front-End und ermöglicht eine transparente Kommunikation. Auf Wunsch entwickeln wir gemeinsam eine Strategie, welche Inhalte zusätzlich über das Kundenportal ausgespielt werden sollen – zum Beispiel Hilfestellungen, Dokumentationen oder relevante Updates.

Zentralisierte Inbox

Supportanfragen aus verschiedenen Kanälen werden in einer zentralen Inbox zusammengeführt. So können sie effizient an einem Ort bearbeitet, gelöst und verwaltet werden. Wir unterstützen auch bei der Schulung Ihres Teams im Umgang mit dem Tool.

Aufbau einer Wissensdatenbank

Wir unterstützen Sie bei der technischen Umsetzung einer strukturierten Wissensdatenbank in HubSpot. Diese kann entweder öffentlich zugänglich gemacht oder intern als Informationsquelle für Ihre Service-Mitarbeitenden und den KI-gestützten Customer Agent genutzt werden. So lassen sich Anfragen schneller, konsistenter und effizienter beantworten.

Chatflows und Live Chat

Wir setzen Chatflows und den Live Chat technisch für Sie auf und passen sie an Ihr Unternehmen sowie individuelle Nutzer:innen an – z. B. basierend auf Verfügbarkeit. Gemeinsam prüfen wir sinnvolle Einsatzmöglichkeiten entlang der Customer Journey, etwa im Support. Ihr Team schulen wir im Umgang mit den Funktionen für den effizienten Einsatz im Alltag.

Feedback- und Umfragemanagement

Wir beraten Sie, wo und wie Feedback und Umfragen sinnvoll eingesetzt werden können. Gemeinsam setzen wir Umfragen um und ermöglichen das einfache Einholen von Kunden- oder Mitarbeitermeinungen. Je nach Ergebnissen bauen wir passende Automationen auf, um schnell und gezielt auf Feedback zu reagieren.